Il existe sur Internet de nombreux documents relatifs à la Netiquette : Nous vous invitons à vous y reporter.
Pour l’essentiel, la Netiquette est une charte qui définit les règles de bonne conduite et de bonne utilisation des services Internet.
Privilégiez la rédaction de vos messages en texte brut / texte pur.
Les changements de polices de caractère, l’utilisation du gras ou du souligné, la mise en couleur, l’ajout d’images, de fonds ou de smileys, peuvent parfois présenter un intérêt mais alourdissent les messages,
les rendent parfois peu lisibles et ne sont pas compatibles avec tous les outils de lecture de mails.
Ils augmentent par ailleurs la quotte de vos messages au risque que ceux-ci soient bloqués par les outils anti-spam.
Indiquez l’objet du message dans la case « objet » / « sujet »,de manière à ce que vos interlocuteurs puissent l’identifier clairement, le retrouver si nécessaire, ou le classer.
Sachez utiliser les fonctions A, Cc, Cci
A : Pour le destinataire principal de votre message ;
Cc : Pour les destinataires auxquels vous voulez envoyer copie de manière publique. Toutes les adresses indiquées en Cc sont visibles de tous ;
Cci : Pour les destinataires en copie cachée. Les adresses mentionnées en Cci restent masquées.
Pour le confort de tous et dans un souci de discrétion, évitez de communiquer à vos interlocuteurs, la liste de toutes les adresses E-mail que vous avez dans votre carnet d’adresses, en utilisant « maladroitement » la fonction Cc, sans l’accord de ces derniers.
Lorsque vous répondez à un message,
Evitez de reprendre l’intégralité du message reçu et privilégiez les citations plus courtes, pour les passages significatifs auxquels vous répondez.
Lorsque vous envoyez un message avec une pièce jointe, pensez au destinataire et rappelez vous que les fichiers attachés ont un format informatique et que tout le monde n’a pas nécessairement les logiciels nécessaires pour lire tous les formats, notamment les plus spécifiques.
Pour les pièces jointes toujours, surveillez le poids informatique des fichiers que vous voulez envoyer : plus les fichiers sont lourds, plus ils prennent de temps à partir de votre outil de messagerie (être envoyés) et plus ils nécessitent de temps pour être reçus aussi. Certains fournisseurs limitent par ailleurs la taille des boites aux lettres de leurs clients : Un message trop volumineux risque ainsi de bloquer la boite mail du destinataire ou simplement, de ne pas être reçu.
Prenez le temps de relire vos messages pour corriger les plus grosses fautes d’orthographe et n’oubliez pas de vous identifier / de laisser votre nom et les indications permettant de vous joindre.
La plupart des logiciels et serveurs de traitement de courrier électronique sont aujourd’hui dotés d’outils de blocage et de filtrage des messages.
Ces outils tiennent compte de l’adresse IP d’envoi des messages, d’où l’intérêt d’utiliser les services Pro-Smtp pour ce type d’envoi,
Ils tiennent compte de la composition des messages : composition « technique » mais aussi occurrence de « mots clefs » qui laissent à penser que le message pourrait être un spam.
Quelques conseils pour bien préparer l’envoi :
Veillez à l’hygiène de vos fichiers de destinataires
N’achetez pas de bases d’adresses E-mails telles qu’elles vous sont couramment proposées dans le commerce : elles contiennent souvent un nombre important d’adresses erronées ou inexactes.
Constituez votre propre fichier de clients, fournisseurs ou prospects,
Supprimez régulièrement les adresses qui n’existent plus et pour lesquelles vous recevez en retour, un message d’erreur,
Autorisez le désabonnement, la désinscription à partir du message ou procédez manuellement à la suppression de l’adresse lorsque cela vous est demandé.
Restez pertinents dans vos envois
Envoyez des messages cohérents avec ce pourquoi les personnes se sont abonnées
Respectez un rythme d’envoi maîtrisé
Des envois trop réguliers, des contenus peu variés peuvent lasser vos abonnés et les inciter à se désinscrire.
Vérifiez le contenu de vos messages
Evitez les contenus trop élaborés, les feuilles de style internes au mail et les scripts notamment.
Faites des tests avant envoi définitif
Pensez à tester votre Newsletter sur une sélection d’adresses E-mail situées chez différents prestataires ou utilisant des technologies différentes : pensez notamment aux Webmails
qui représentent une part importante des adresses destinataires.
Faites un test avant chaque envoi et pensez à actualiser votre base test en y intégrant les outils les plus récents et les dernières versions des clients de messagerie.
Comptez avec le blocage des images sur de nombreux logiciels de mail et pensez que la plupart des utilisateurs n’autorisent pas l’ouverture de ces images même lorsqu’ils ont une alerte.